Geçmişten günümüze şirketler, kendilerine optimum malzeme ve hizmet temini sağlanması için çeşitli metodolojiler geliştirmiştir. Bu metodolojiler, şirketlerin içerilerinde kullandıkları yazılım sistemleri, e-tedarik, e-satın alma, e-ticaret sistemleri vb. sistemlerde görülebilmektedir. Bu sistemleri incelemeden önce anlaşılması gereken konu tedarik etme ve satın alma arasındaki farklılıklardır. Bu iki süreç her ne kadar temelde birbirinin benzeri veya birbiri içerisinde gibi görünse de bazı ayırt edici farklılıklar mevcuttur.
Tedarik etmek ne demektir?
Tedarik etmek, süreç olarak toplu ürün veya hizmet alım sürecinde uçtan uca tedarik zinciri yönetimini kapsamaktadır. Tedarik zinciri yönetimi; kaynak bulma stratejileri, kontrat yönetimi, ürünlerin veya hizmetlerin edinilmesi sürecinin kontrat maddelerine göre tamamlanmasıdır. Satın alma süreci sadece fiyat, teslimat ve uygunluk gibi konuları içerirken, tedarik etme satın almayı etkileyen koşulların kapsamlı bir şekilde ele alınması şeklinde çalışan uzun dönemli bir işletme stratejisidir. Kapsamlı bir tedarik etme sürecini:
- Malzeme, işçilik veya servis olarak ihtiyacın tanımlanması ve tedarik planlaması,
- İhale veya teklif toplama ile ilgili planlama,
- Satın alma süreci için ihale veya teklif toplama talebinin potansiyel tedarikçilerle paylaşılması,
- Tekliflerin toplanması, ihalenin gerçekleştirilmesi ve sonuçların analiz edilmesi,
- Süreç için en uygun tedarikçilerin seçilmesi,
- Seçilen tedarikçilerle etkin sonlandırma görüşmelerinin yapılması,
- Kontrat yönetimi ve Lojistik planlaması,
- Satın Alma onayının sunulması,
- Malzeme, işçilik veya servisin tedarik edilmesi,
- Malzeme, işçilik veya servisin denetlenmesi,
- Faturalama, faturanın onaylanması ve ödeme gibi adımlar oluşturur.
Satın alma ne demektir?
Satın alma basit bir alışveriş süreci olarak işletmelerin malzeme veya servis karşılığında ödeme yapmasıdır. Bu süreç genellikle küçük ve orta boyutlu işletmelerde tercih edilir. Bu süreç siparişin açılması, tedarikçi ile irtibat, ödeme, malzeme veya servisin tedarik edilmesi, faturalandırma aşamaları şeklinde devam eder. Kapsamlı bir satın alma sürecini:
- Satın alınacak ürün veya servisin belirlenmesi,
- Teklif talebinin tedarikçilerle paylaşılması,
- Tekliflerin değerlendirilmesi,
- Satın alma emrinin tanımlanması ve ödeme şartları doğrultusunda ödeme işleminin gerçekleşmesi,
- Malzeme veya servisin tedarik edilmesi,
- Malzeme veya servisin denetlenmesi,
- Ödeme ve faturalandırma gibi adımlar oluşturur.
Tedarik süreci ve satın alma sürecini kapsamlar birbirinden ayırmaktadır. Tedarik süreci uzun dönemli, satın alma süreci kısa dönemlidir. Tedarik süreci ürünlerin dayanımı ve kalitesini detaylı incelerken, satın alma süreci daha çok fiyat odaklıdır. Tedarik sürecinde odak; tedarikçi kapasitesi, risk analizi, harcama kontrolü, iş etiği gibi konulardır. Satın alma sürecinde ise odak; fiyat, miktar, zaman ve tedarik süresi gibi konulardır. Satın alma, tedarik etme sürecinin parçalarından bir tanesidir.
